チャットボットに渡すFAQを整える
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チャットボットへ渡す前に、FAQの答えと例外を自社で確かめてください。最初は答えを照合できる公開ページに絞ると、取り込み漏れと元の説明不足を分けて調べられます。
この記事はTextの公開資料を使った準備の手引きです。編集部が製品で学習や更新を実行した記録ではありません。下の台帳と質問例は、導入を検討する事業者が自分のサイトに合わせて使うために作りました。
最初の対象は、答えを確かめられる公開FAQ
最初からサイト全体を対象にするより、正しい答えを担当者が説明できるFAQを選ぶ方法を提案します。対象を狭めるのは製品の必須条件ではなく、どの資料から答えを作ったかを調べやすくするためです。
Textの公式Helpは、知識の追加方法としてWebsite、File、Articleを案内しています。Webサイトの入力では公開URLが必要です。ログインが必要なページや、地域によって閲覧が制限されるページは、公開URLの代わりになりません。
サイトの運営者がブラウザで見られても、閲覧者向けの画面を確認してください。編集用画面のURLを貼っていないか、ログアウト後も本文が出るかを調べます。権限が必要な資料の取り込みを試すために、非公開ページを公開する必要はありません。
FAQが複数のページに分かれている場合は、答えの本体がどこにあるかを書き出します。目次に質問が並んでいるだけのページと、回答本文があるページを区別してください。リンク先に移らなければ読めない例外も、確認対象へ加えます。
通常の答えと例外を同じ台帳へ残す
質問ごとに、通常の答えだけでなく、答えが変わる条件を残します。これは編集部が提案する準備用の台帳です。Textの設定項目や動作結果の表ではありません。
| 台帳の欄 | 書くもの | 見直すときの問い |
|---|---|---|
| 質問 | 顧客が実際に尋ねる言葉 | 社内の用語だけになっていないか |
| 根拠ページ | 答えのある公開URL | 目次だけを指していないか |
| 通常の答え | 現在案内できる内容 | 古い料金や営業時間ではないか |
| 例外 | 対象外、期限、条件 | 別ページの注記を落としていないか |
| 担当 | 内容を確かめる担当者 | 不明なときに誰へ聞くか |
| 更新 | 元ページを確認した日 | 変更後の答えを試したか |
たとえば営業時間のFAQなら、通常の営業時間と臨時休業を分けます。返品のFAQなら、受付できる条件だけでなく、受け付けない場合の説明も確認します。どちらも例示であり、読者の会社の条件を代わりに決めるものではありません。
同じ質問への答えが二つのページで異なるときは、先にサイト側を直します。チャットボットが都合のよい方を選ぶことを期待せず、どちらを現行の案内にするかを担当者が決めてください。未確定の答えは、そのまま顧客へ案内できる知識にはしません。
顧客の情報を入れずに確認用の質問を作る
初回の準備には、顧客の実名や注文番号を使わない質問を用意します。公開された手続きの説明ができるかを試す段階と、個別の取引情報を扱う段階を分けるためです。
社内のメールを丸ごと取り込む前に、FAQとして公開できる答えだけを整理する方法があります。問い合わせの本文には、住所、連絡先、契約内容などが混ざっていることがあります。答えに必要な一般条件と、特定の人の情報を別にしてください。
質問は、答えをそのまま読み上げる形だけにしません。同じ意味を別の言い方で尋ねる、条件を一つ変える、資料にない質問をする、といった確認を組み合わせます。全部に答えさせることより、答えられない範囲を勝手に補わないかを見る準備です。
準備担当と採点担当を分けられる場合は、採点する人に正解の根拠も渡します。質問の文章だけを渡すと、丁寧な答えを正しい答えと取り違えることがあります。正解は短い言い換えだけでなく、必要な条件が含まれる形で用意してください。
元ページの変更と知識の更新を別々に確認する
Webサイトを直した日と、チャットボットが新しい答えを返した日は同じ記録にしません。元ページが更新されても、取り込みと回答の確認が終わったとは限らないためです。
Textの公式Helpには、Webサイトの再読み込みの周期を設定する案内があります。周期の設定があることと、読者のアカウントで予定どおり反映されたことは別です。管理画面の情報と、変更した条件への実際の回答を照合してください。
更新用の台帳には、変更したURL、変更前後の条件、確認する質問、見直す担当を残します。たとえば受付期限を変えたなら、期限の前後を尋ねる質問を再び試します。トップページの言葉だけを変えた場合でも、下層のFAQに古い説明が残っていないかを見ます。
反映を確認できないまま急ぎの変更を案内する必要があるときは、担当者が直接答える範囲を決めておきます。AIに推測させて穴を埋めるより、どの質問を人へ渡すかを先に決める方が、確認すべき点が明確になります。
準備した資料で、次に回答を確かめる
準備が終わったら、資料を登録した事実だけで導入を決めず、質問と答えを照合します。判定表の作り方は日本語回答を確かめる手順で扱います。登録から試用までの全体は自社FAQで試す前のページへ進んでください。
この台帳は試用前に作れます。無料試用を開始できない場合も、操作できた体験談へ書き換えず、準備した資料と未確認の動作を分けて保管してください。
確認日：2026年10月10日。公式の公開資料にあるURLの条件は次の文です。
When adding a website, make sure you enter a public URL (no password protection or geolocation restrictions).